Nhận thức chung của các nước về điểm chính của ISO 9001

ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế do Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành với mục tiêu là thiết lập Hệ thống chất lượng hợp lý trên cơ sở đó tạo ra những hàng hóa và dịch vụ có chất lượng cao, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, của nhân dân

Đối tượng áp dụng ISO 9001 không chỉ là những doanh nghiệp sản xuất kinh tin doanh- dịch vụ thông thường mà còn bao gồm các lĩnh vực dịch vụ công cộng , dịch vụ hành chính. Nó cần thiết và có thể áp dụng cả trong hoạt động kinh tế- xã hội và quản lý, trong đó dịch vụ hành chính được thực hiện qua hệ thống các tổ chức và cơ quan nhà nước ngày càng trở thành quan trọng.

Hệ thống chất lượng theo ISO 9000 được định nghĩa tại ISO 8402-94 , gồm

• Cơ cấu tổ chức

• Các thủ tục

• Các quá trình và các nguồn lực cần thiết;

• Thực hiện việc quản lý chất lượng.

Tiêu chuẩn ISO 9001 là cơ sở để các doanh nghiệp và các tổ chức, cơ quan lập kế hoạch; thực hiện và duy trì hệ thống chất lượng; là yêu cầu để ký kết các hợp đồng (hay giao ước) trong quan hệ trao đổi hàng hóa-dịch vụ - công việc; để đánh giá (đạt hay chưa đạt yêu cầu cần bổ sung, hoàn chỉnh những gi) và chứng nhận (với những doanh nghiệp, tổ chức cơ quan đăng ký xây dựng Hệ thống chất lượng, đạt được các yêu cầu của ISO 9000).

Nhận thức chung của các nước về ISO 9001 gồm những điểm chính sau: Công nhận chất lượng là một mũi nhọn cạnh tranh quan trọng nhất trong kinh doanh. Có khả năng áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực, trong các tổ chức và cơ quan ISO 9000 được thừa nhận phù hợp với tiêu chuẩn của các nước thành viên trong EC và AFTA, được chấp nhận thành tiêu chuẩn quốc gia ở 90 nước (có Việt Nam); được tổ chức đăng ký, chứng nhận Hệ thống chất lượng ở 53 nước (Việt Nam Nam mới làm ở bước đầu từ năm 1996). Đáp ứng các yêu cầu của ISO 9000 là một điều kiện tiên quyết để chứng nhận qua sự phù hợp của hàng hóa - dịch vụ ISO 9000 đã trở thành luật chơi trong quan hệ thương mại và đầu tư và đang lan amor de dần sang các lĩnh vực khác, trong đó có dịch vụ công cộng và dịch vụ hành chính. Theo luật chơi này, những doanh nghiệp, tổ chức và cơ quan nào không phấn đấu được chứng nhận có hệ thống chất lượng theo ISO 9000 thì sẽ bị loại (hoặc không ưu tiên) khỏi các hợp đồng mua - bán hàng hóa và dịch vụ , không được tham gia đấu thầu xây dựng các công trình hay tổ chức thực hiện các dự án.

Áp dụng chứng nhận ISO 9001 cho một tổ chức sẽ tiến hành theo 9 bước

Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng . Lãnh đạo cần thấu hiểu ý nghĩa của ISO 9001 trong việc phát triển tổ chức, định hướng các hoạt động, xác định mục tiêu và các điều kiện áp dụng cụ thể Các qui trình và thủ tục liên quan Các hướng dẫn công việc, quy chế, quy định cần thiết

Bước 2: Lập ban chỉ đạo dự án ISO 9001. Việc áp dụng ISO 9001 là một dự án lớn, vì vậy cần có một ban chỉ đạo ISO 9000 tại doanh nghiệp, bao gồm đại diện lãnh đạo, và đại diện của các bộ phận trong phạm vi áp dụng ISO 9000. Cần bổ nhiệm Đại diên lãnh đạo về chất lượng để thay lãnh đạo trong việc chỉ đạo áp dụng hệ thống quản lý ISO 9001 và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt động chất lượng.

Bước 3: Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp so với các yêu cầu của tiêu chuẩn. Cần rà soát các hoạt động theo định hướng quá trình , xem xét yêu cầu nào không áp dung 3 và mức độ đáp ứng hiện của các hoạt động trong doanh nghiệp. Việc đánh giá này làm cơ xác định những hoạt động cần thay đổi hay bổ sung để từ đó xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết.

Bước 4 : Thiết kế hệ thống và lập văn bản hệ thống chất lượng. Hệ thống tài liệu phải được xây dựng và hoàn chỉnh để đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn và các yêu cầu điều hành của doanh nghiệp bao gồm: Sổ tay chất lượng. Hướng dẫn nhân viên thực hiện theo các quy trình, hướng dẫn đã xây dựng. Xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn liên quan đến từng quá trình, qui trình cụ thể.

Bước 6: Đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm: Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ để xác định sự phù hợp của hệ thống và tiến hành các hoạt động khắc phục, phòng ngừa cần thiết. Lựa chọn tổ chức chứng nhận Doanh nghiệp có quyền lựa chọn bất kỳ tổ chức Chứng nhận nào để đánh giá và cấp chứng chỉ vì mọi chứng chỉ ISO 9001 đều có giá trị như nhau không phân biệt tổ chức nào tiến hành cấp Đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định mức độ hoàn thiện và sẵn sàng của hệ thống chất lượng cho đánh giá chứng nhận. Hoạt động này thường do tổ chức Chứng nhận thực hiện.

Bước 7: Đánh giá chứng nhận do tổ chức Chứng nhận tiến hành để đánh giá tinh phủ hợp của hệ thống theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001 và cấp chứng chỉ phù hợp tiêu chuẩn

Bước 8 : Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận. Sau khi khắc phục các vấn đề còn tồn tại phát hiện qua đánh giá chứng nhận, doanh nghiệp cần tiếp tục duy và cải tiến các hoạt động đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn và để không ngừng cải tiến hệ thống, nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp nên sử dụng tiêu chuẩn ISO.

Vấn đề còn tồn tại phát hiện qua đánh giả chứng nhận và cải tiến các hoạt động đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn và để không ngừng cải tiến hệ thống, nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp nên sử dụng tiêu chuẩn ISO 9004 để cải tiến hệ thống chất lượng của mình.

Các doanh nghiệp nên tham gia các khóa học đẻ hiểu biết sâu hơn và áp dụng tiêu chuẩn cho phù hợp với doanh nghiệp của mình. Hiện nay doanh nghiệp đang tham gia áp dụng rất phổ biến các khóa học như: khóa học đào tại iso 22000, khóa học ISO 9001,…

Thời điểm để áp dụng chứng nhận ISO 9001

Không có qui định cụ thể về thời điểm áp dụng ISO và cũng không có bằng chứng nào về thời điểm áp dụng ISO khi nào là có lợi nhất , tuy nhiên theo kinh nghiệm thực tế có 4 thời điểm áp dụng ISO là phù hợp nhất 2 Tổ chức mới thành lập cần chuẩn hóa hoạt động: Tổ chức mới được thành lập công việc rối bời , chồng chéo ban lãnh đạo có rất nhiều việc phải làm như không biết bắt đầu từ đâu, giao việc gì, cho ai lúc đó ISO sẽ phát huy tác dụng ISO 9001 sẽ giúp ban lãnh đạo xác định "các hoạt động ảnh hưởng đến chất lượng" trong doanh nghiệp trên cơ sở đó ban lãnh đọa có thể phân công giao việc một cách mạch lạc. Gắn rõ trách nhiệm cho từng phòng ban cá nhân mà không lo về việc chồng chéo, bước đầu đưa ra các mục tiêu cho từng hoạt động nhằm kiểm soát kết quả thực hiện.