Mô hình 5S phát hiện điều bất thường tại nơi làm việc

5S theo định nghĩa của tiếng Nhật gồm Seiri (sàng lọc những thứ không cần thiết và bỏ đi), Seiton (sắp xếp mọi thứ ngăn nắp để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy), Seiso (sạch sẽ), Seiketsu (duy trì nơi làm việc bằng việc thực hiện 3S trên) và Shitsuke (sẵn sàng giáo dục, rèn luyện để mọi người thực hiện 4S trên một cách tự giác). 5S là nền tảng để dễ dàng phát hiện ra điều bất thường tại nơi làm việc, từ đó liên tục cải tiến để công việc an toàn, đạt năng suất và tiết kiệm hơn.

Đơn cử như tại Công ty CP Tôn Đông Á, sau khi xác định triển khai 5S đã nhận thấy một số vấn đề tồn tại tại nơi làm việc như: Trong kho không có lối đi lại, nhiều vật dụng không phải thành phẩm được lưu trong kho (palet gỗ, phế phẩm, vỏ máy điều hòa, động cơ).

Tại phân xưởng Cơ khí Nhiều động cơ không được phân loại, không có lối đi để lấy động cơ. Tại dây chuyền Mạ tôn: Nhiều vật dụng để lộn xộn gần khu vực tủ điện, có một số biển báo, cảnh báo.

Sau 1 năm triển khai, những vấn đề này đã không còn. 5S đã thay đổi diện mạo môi trường làm việc từ văn phòng đến nhà máy của Tôn Đông Á. Theo đó, tại các khu vực sản xuất, các khẩu hiệu 5S đã được xây dựng, vạch kẻ phân chia khu vực, có nhãn định danh tại các giá kệ; sản phẩm tại các kho hàng được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp giúp cho công tác tìm kiếm dụng cụ làm việc tại công ty được thực hiện nhanh hơn.

Tác phong làm việc được thay đổi theo hướng chuyên nghiệp hơn, phân chia trách nhiệm cụ thể đến từng người lao động. Lối đi chung tại khu vực sản xuất và khu vực nhà kho sạch sẽ, thông thoáng, công tác sàng lọc, sắp xếp tạo hiệu quả cao, mang lại thay đổi rõ rệt. Đặc biệt, tại kho thành phẩm và khối văn phòng, diện tích làm việc khối văn phòng đã tăng thêm 10%. Thông qua 5S, tỷ lệ sản phẩm loại 1 tăng lên, định mức tiêu hao nguyên vật liệu đạt mục tiêu đề ra.

Hay tại Công ty CP Nhựa Hà Nội, hơn một năm áp dụng phương pháp 5S, Công ty đã cải thiện được môi trường sản xuất, giảm diện tích mặt bằng, số lượng lưu kho, tiết kiệm thời gian và chi phí sản xuất.

Cụ thể, nhà máy ngăn nắp, sạch sẽ hơn, ý thức tuân thủ quy định của người lao động tăng lên rõ rệt. Đến nay, 100% khối sản xuất của nhà máy đã triển khai thành công 5S và hai phân xưởng đang áp dụng giai đoạn cao hơn là xây dựng công việc tiêu chuẩn và cải tiến.

Về hiệu quả kinh tế, thống kê 6 tháng đầu năm 2018, Công ty đã cắt giảm chi phí khoảng 2,8 tỷ đồng với việc cải tiến về khuôn, năng suất lao động tăng khoảng 10% so với trước.

Hay tại Công ty CP Nhựa Hưng Yên, sau khi áp dụng tiêu chuẩn 5S các địa điểm sản xuất của Công ty, như địa chỉ: 115 Nguyễn Thiện Thuật, 91 Nguyễn Văn Linh… không có tiếng ồn, khói bụi. Bên trong cơ sở sản xuất, tường nhà, nền xưởng không bụi bặm, nguyên liệu nhựa trắng phau, sạch tinh và không mùi. Tiêu chuẩn bảo hộ lao động ở đây cẩn thận, như quy định phải đi qua máy hút để khử khuẩn, bụi. Trước khi vào xưởng, buộc phải đội chụp tóc, có thể phải chụp tai với một số người đứng máy, không bắt buộc đeo khẩu trang vì không có mùi hôi.

Có thể thấy, 5S là công cụ quản lý đặc biệt có hiệu quả cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, sản xuất thủ công. Khi thực hiện thành công 5S trong doanh nghiệp, sẽ mang lại những thay đổi đáng ngạc nhiên như: nơi làm việc trở nên sạch sẽ và gọn gàng hơn; kết quả thấy ngay đối với tất cả mọi người, việc chấp hành kỷ luật sẽ tốt hơn, các thao tác xử lý công việc trong hoạt động văn phòng sẽ trở nên dễ dàng và an toàn, nhân viên sẽ tự hào về nơi làm việc của mình, tăng cường việc phát huy sáng kiến của tất cả mọi người trong doanh nghiệp, tránh được những lãng phí không cần thiết.