Các bước thực hiện 5S

 5S liên quan đến việc đánh giá mọi thứ hiện diện trong một không gian, loại bỏ những thứ không cần thiết, sắp xếp mọi thứ một cách hợp lý, thực hiện các nhiệm vụ vệ sinh và duy trì chu trình này. Sắp xếp, làm sạch, lặp lại.

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn từng phần của 5S. Bước đầu tiên của 5S, Sắp xếp, liên quan đến việc xem qua tất cả các công cụ, đồ đạc, vật liệu, thiết bị, v.v. trong một khu vực làm việc để xác định những gì cần có mặt và những gì có thể loại bỏ. Một số câu hỏi cần hỏi trong giai đoạn này bao gồm: Những câu hỏi này giúp xác định giá trị của từng mặt hàng. Không gian làm việc có thể tốt hơn nếu không có các vật dụng không cần thiết hoặc các vật dụng không thường xuyên được sử dụng. Những thứ này có thể cản trở hoặc chiếm không gian.

Khi một nhóm xác định rằng một số mục không cần thiết, hãy xem xét các tùy chọn sau: Cung cấp các mặt hàng cho một bộ phận khác. Tái chế / vứt bỏ / bán các mặt hàng. Đặt các mục vào kho. Sắp đặt thứ tự

Một khi sự lộn xộn thêm không còn nữa, sẽ dễ dàng hơn để xem những gì là gì. Giờ đây, các nhóm làm việc có thể đưa ra các chiến lược riêng để phân loại các mục còn lại. Trong giai đoạn này, mọi người nên xác định cách sắp xếp nào là hợp lý nhất. Điều đó sẽ đòi hỏi tư duy thông qua các nhiệm vụ, tần suất của các nhiệm vụ đó, con đường mà mọi người đi qua không gian, v.v.

Mọi người đều nghĩ rằng họ biết dọn phòng là gì, nhưng đó là một trong những việc dễ dàng bỏ qua, đặc biệt là khi công việc bận rộn. Giai đoạn Tỏa sáng của tiêu chuẩn 5S tập trung vào việc dọn dẹp khu vực làm việc, nghĩa là quét, lau, quét bụi, lau bề mặt, cất dụng cụ và vật liệu đi, v.v.

Ngoài việc vệ sinh cơ bản, Shine còn liên quan đến việc thực hiện bảo trì thường xuyên đối với thiết bị và máy móc. Lập kế hoạch bảo trì trước thời hạn có nghĩa là doanh nghiệp có thể nắm bắt được các vấn đề và ngăn ngừa sự cố. Điều đó có nghĩa là ít lãng phí thời gian hơn và không bị mất lợi nhuận liên quan đến việc ngừng việc.

Tỏa sáng nơi làm việc nghe có vẻ không thú vị nhưng điều đó rất quan trọng. Và nó không nên chỉ để cho các nhân viên vệ sinh. Trong 5S, mọi người đều có trách nhiệm dọn dẹp không gian làm việc của mình, lý tưởng nhất là hàng ngày. Làm như vậy khiến mọi người nắm quyền sở hữu không gian, điều này về lâu dài có nghĩa là mọi người sẽ đầu tư nhiều hơn vào công việc của họ và vào công ty.

Khi ba bước đầu tiên của 5S được hoàn thành, mọi thứ sẽ khá ổn. Tất cả những thứ thừa đã biến mất, mọi thứ được sắp xếp gọn gàng, không gian được dọn dẹp và thiết bị hoạt động tốt.

Vấn đề là, khi phương pháp 5S mới ở một công ty, thật dễ dàng để dọn dẹp và tổ chức… và sau đó từ từ để mọi thứ trở lại như cũ. Tiêu chuẩn hóa làm cho 5S khác với dự án làm sạch mùa xuân điển hình. Chuẩn hóa hệ thống hóa mọi thứ vừa xảy ra và biến những nỗ lực một lần thành thói quen. Chuẩn hóa giao nhiệm vụ thường xuyên, tạo lịch biểu và đăng hướng dẫn để các hoạt động này trở thành thói quen. Nó đưa ra các quy trình hoạt động tiêu chuẩn cho 5S để tính trật tự không bị ảnh hưởng.

Tùy thuộc vào không gian làm việc, danh sách kiểm tra 5S hàng ngày hoặc biểu đồ có thể hữu ích. Một lịch trình được niêm yết cho biết tần suất phải thực hiện các nhiệm vụ dọn dẹp nhất định và ai chịu trách nhiệm về chúng là một công cụ hữu ích khác.

Ban đầu, mọi người có thể sẽ cần nhắc nhở về 5S. Có thể cần phải dành một lượng thời gian nhỏ hàng ngày cho các nhiệm vụ 5S. Nhưng theo thời gian, các công việc sẽ trở thành thông lệ và việc tổ chức và làm sạch 5S sẽ trở thành một phần của công việc thường xuyên.

Khi các quy trình tiêu chuẩn về 5S được áp dụng, các doanh nghiệp phải thực hiện công việc liên tục là duy trì các quy trình đó và cập nhật chúng khi cần thiết. Duy trì đề cập đến quá trình duy trì 5S hoạt động trơn tru, nhưng cũng là để giữ mọi người trong tổ chức tham gia. Các nhà quản lý cần phải tham gia, cũng như các nhân viên trên sàn sản xuất, trong nhà kho hoặc trong văn phòng. Sustain là làm cho 5S trở thành một chương trình dài hạn, không chỉ là một sự kiện hay dự án ngắn hạn. Về mặt lý tưởng, 5S trở thành một phần của văn hóa tổ chức. Và khi 5S được duy trì theo thời gian, đó là lúc các doanh nghiệp sẽ bắt đầu nhận thấy những kết quả tích cực liên tục.

Một số công ty muốn đưa chữ S thứ sáu vào chương trình 5S của họ: An toàn. Khi tính an toàn được bao gồm, hệ thống thường được gọi là 6S. Bước An toàn liên quan đến việc tập trung vào những gì có thể được thực hiện để loại bỏ rủi ro trong quy trình làm việc bằng cách sắp xếp mọi thứ theo những cách nhất định.

Điều này có thể liên quan đến việc thiết lập các máy trạm để chúng tiện lợi hơn, đánh dấu các giao lộ — chẳng hạn như nơi xe nâng và người đi bộ băng qua đường — bằng các biển báo và dán nhãn cho tủ chứa hóa chất tẩy rửa để mọi người nhận thức được các mối nguy hiểm tiềm ẩn. Nếu cách bố trí nơi làm việc hoặc những công việc mà mọi người thực hiện là nguy hiểm thì những nguy hiểm đó cần được giảm thiểu càng nhiều càng tốt. Đó là điều mà chữ S thứ sáu tập trung vào.